PORTARIA DETRAN/RS Nº 255 - 2017.

O DIRETOR-GERAL DO DEPARTAMENTO ESTADUAL DE TRÂNSITO – DETRAN/RS, no uso das atribuições que lhe confere o inciso VII do artigo 6º da Lei Estadual n.º 10.847/96, combinado com as alterações previstas na Lei Estadual n.° 14.479/14; e

Considerando o prescrito pelos artigos 74, 75 e 320 da Lei Federal n.º 9.503/97 - Código de Trânsito Brasileiro (CTB) -, em especial quanto à aplicação da receita arrecadada com a cobrança das multas de trânsito;

Considerando a Lei Federal n.º 12.527/11 - Lei de Acesso à Informação - e os princípios que a norteiam;

Considerando o princípio da publicidade e da transparência dos atos da Administração Pública;

Considerando a normatização insculpida nas Resoluções do Conselho Nacional de Trânsito (CONTRAN) n.º 314/09, 514/14, 638/16, alterada pela Resolução do CONTRAN n.º 660/17 e pela Deliberação do CONTRAN n.º 160/17;

Considerando o Decreto Estadual n.° 51.612/14 – Regimento Interno do Departamento Estadual de Trânsito – DETRAN/RS, que institui e dá competências à Assessoria de Comunicação Social (ACS) em seus artigos 2°, II, b, e 8°;

Considerando a Portaria DETRAN/RS n.º 254/17, no tocante aos trâmites para a aplicação da verba publicitária na Autarquia;

Considerando a Instrução de Serviço do DETRAN/RS n.º 04/15, que dispõe sobre fontes de informação e entrevistas no âmbito do Departamento;

Considerando ser a educação para o trânsito  dever prioritário dos órgãos e entidades de trânsito pertencentes ao Sistema Nacional de Trânsito;

Considerando a necessidade de se estabelecer comunicação cada vez mais abrangente, eficiente, eficaz, transparente e capaz de propiciar acesso e conhecimento a informações que cooperem para a defesa da vida no trânsito;

Considerando a importância do aprimoramento e da atualização contínuos na área de Comunicação Social do DETRAN/RS;

Considerando a necessidade, para atingir tais objetivos, de disciplinar e de ampliar a atuação da Assessoria de Comunicação Social, a fim de atender às crescentes demandas de comunicação do DETRAN/RS,

RESOLVE:

Art. 1º Disciplinar a estrutura e as atribuições da Assessoria de Comunicação Social (ACS) do DETRAN/RS.
Art. 2º A ACS é a área do DETRAN/RS cujo compromisso é promover comunicação clara, ética e efetiva da Autarquia com seus diferentes públicos, atuando como facilitadora da missão institucional e visando à permanente promoção da defesa da vida no trânsito.

Art. 3º A ACS tem como valores precípuos ao exercício de suas atribuições:

I – a ética;

II – o foco no cidadão;

III – o comprometimento;

IV – a atuação multidisciplinar;

V – a criatividade.

Art. 4º A coordenação da ACS será realizada exclusivamente por profissional com formação em Comunicação Social.

Art. 5º As atividades da ACS, alinhadas aos preceitos de comunicação integrada, encontram-se amparadas em oito processos prevalecentes:

I – Assessoria de Imprensa;

II – Comunicação Interna;

III – Relacionamento com Stakeholders;

IV – Gestão de Eventos;

V – Gerenciamento de Campanhas Publicitárias;

VI – Gestão de Mídias Sociais;

VII – Produção Gráfica e Multimídia;

VIII – Gestão da Marca.

Parágrafo único. Os processos arrolados neste artigo entrecruzam-se, não representando eixos de trabalho isolados e dissociados entre si, implicando a atuação sinérgica e inter-relacionada dos partícipes do setor.

Art. 6º À Assessoria de Comunicação Social compete:

I – coordenar a política de Comunicação Social do DETRAN/RS, atuando em consonância com a Missão da Autarquia e zelando pela imagem institucional;

II – empregar instrumentos de Comunicação Social que permitam o eficiente fluxo das informações, adotando estratégias de comunicação dotadas de versatilidade e customização, atentando-se aos perfis dos diferentes públicos-alvo e às particularidades de cada mídia;

III – assessorar a Direção-Geral nos assuntos e demandas concernentes à Comunicação Social e às relações públicas institucionais;

IV – planejar e redigir matérias e notas jornalísticas de interesse público, fomentando a exploração, pelos veículos de imprensa, de pautas inerentes à atividade institucional;

V – manter permanente articulação com as demais áreas internas da Autarquia, visando à captação de informações de interesse público que ensejem divulgação;

VI – assistir os profissionais de imprensa que demandem a Autarquia para a exploração de pautas relacionadas ao DETRAN/RS, trânsito e/ou mobilidade;

VII – assessorar a Diretoria, bem como os servidores indicados como fontes de informação, na concessão de entrevistas e na prestação de informações solicitadas por veículos de imprensa;

VIII – monitorar, permanentemente, mídias tradicionais e alternativas, extraindo, catalogando e difundindo material jornalístico relacionado ao DETRAN/RS, trânsito e/ou mobilidade.

IX – gerenciar as campanhas publicitárias assinadas pelo DETRAN/RS, assessorando a Direção-Geral na interface com a Secretaria Estadual de Comunicação e com as agências de publicidade licitadas para a prestação de serviços, zelando pela otimização da aplicação dos recursos financeiros e pela manutenção dos registros fundamentais, à luz da Portaria DETRAN/RS n.º 254/17;

X – supervisionar o trabalho de fornecedores subcontratados pelas agências de publicidade que atendam o DETRAN/RS;

XI – gerenciar o conteúdo editorial e gráfico das mídias administradas pelo DETRAN/RS, mantendo um padrão de apresentação que favoreça, para o público, o reconhecimento da identidade, dos valores e do posicionamento institucionais;

XII – zelar pela integridade da marca do DETRAN/RS perante seus públicos, orientando os entes credenciados e as áreas internas quanto à aplicação de elementos gráficos, em conformidade com o Manual de Identidade Visual dos Credenciados;

XIII – orientar, avaliar e autorizar os entes credenciados no que concerne a campanhas de publicidade e de propaganda, ações de patrocínio, promoções e comunicação em geral;

XIV – gerenciar a comunicação interna organizacional, fomentando a circulação de informações de interesse do corpo funcional e desenvolvendo ações de endomarketing que valorizem o trabalho e a participação dos servidores no contexto institucional;

XV – gerenciar a realização de eventos institucionais, atuando na concepção, planejamento, execução e avaliação;

XVI – colaborar, sempre que necessário, com as demais áreas da Autarquia na contratação de fornecedores de produtos de comunicação;

XVII – desenvolver e apresentar, anualmente, o Planejamento Estratégico de Comunicação Social do DETRAN/RS, indicando as diretrizes e os projetos prioritários a serem desempenhados pelo setor no ano subsequente, em consonância com os objetivos estratégicos institucionais;

XVIII – desenvolver e apresentar o Planejamento Anual de Publicidade, orientando o investimento financeiro em campanhas de trânsito para o ano subsequente, em atendimento aos ditames da Portaria DETRAN/RS n.º 254/17;

XIX – coordenar pesquisas de opinião destinadas à aferição da percepção do público em relação a trânsito, mobilidade, comportamentos de risco, abordagem de campanhas publicitárias, imagem do DETRAN/RS, qualidade dos serviços prestados, entre outros tópicos atinentes à missão institucional;

XX – provisionar e catalogar o Banco de Imagens da Autarquia;

XXI – executar outras atividades correlatas que lhe venham a ser atribuídas pela Direção-Geral do DETRAN/RS.

Art. 7º Compete à Coordenação da Assessoria de Comunicação Social:

I – identificar, gerenciar e avaliar as atividades inerentes à ACS;

II – supervisionar o desenvolvimento e a execução do Planejamento Estratégico de Comunicação Social e do Planejamento Anual de Publicidade, zelando pela concretização dos compromissos e metas assumidos pela ACS;

III – alinhar as ações de comunicação, internas e externas, aos objetivos estratégicos da Autarquia;

IV – promover a integração do trabalho desenvolvido pelos partícipes da ACS;

V – zelar pela qualidade dos produtos e serviços desenvolvidos pela ACS;

VI – participar de reuniões e de tomadas de decisão em nível gerencial que envolvam as competências da ACS ou questões de comunicação;

VII – prestar informações às autoridades superiores quando requisitadas;

VIII – representar a ACS e promover uma interface eficaz do setor com a Direção, com as demais áreas da Autarquia e com os entes com os quais se faça necessária interação;

IX – zelar pela dotação orçamentária de Publicidade, pelos demais recursos financeiros sob gerenciamento e/ou fiscalização da ACS e pela carga patrimonial do setor;

X – fomentar, elaborar, examinar e divulgar relatórios analíticos;

XI – examinar, preparar e gerenciar documentos, atos e processos de assuntos de competência da ACS; e

XII – sugerir cursos, programas de treinamento, desenvolvimento e capacitação da equipe da ACS;

XIII – promover, em sinergia com a Divisão de Recursos Humanos, a seleção de estagiários para atuação na ACS;

XIV – realizar outras atividades correlatas ou que lhe venham a ser atribuídas pela Direção-Geral do DETRAN/RS.

Parágrafo único. O Coordenador terá o suporte administrativo de um servidor para as funções de secretariado.

Art. 8º São atividades inerentes ao processo de Assessoria de Imprensa:

I – levantar junto a fontes internas informações de interesse público que ensejem ampla divulgação, com a devida validação da Direção-Geral;

II – redigir, editar e divulgar notas jornalísticas e matérias (releases) de interesse público, fomentando a exploração das respectivas pautas pelos veículos de imprensa;

III – publicar, no site do DETRAN/RS, os releases confeccionados, encaminhando-os, em sequência, à Seção de Imprensa do Poder Executivo Estadual, com vistas à distribuição à grande mídia;

IV – realizar o atendimento a jornalistas e repórteres de imprensa, prestando informações e providenciando entrevistas com fontes internas, sempre que necessário e exequível;

V – agendar, prestar orientações e/ou acompanhar o Diretor-Geral, demais Diretores ou outras fontes de informação internas na concessão de entrevistas solicitadas por veículos de imprensa;

VI – realizar o clipping, monitorando as publicações da mídia, extraindo, catalogando e compartilhando material jornalístico relacionado ao DETRAN/RS, seus projetos, ou, ainda, a questões de trânsito e mobilidade.

VII – empreender cobertura jornalística e/ou registro fotográfico de eventos e ações promovidos pelo DETRAN/RS ou iniciativas símiles organizadas por outras instituições, desde que a Autarquia esteja representada.

Art. 9º São atividades inerentes ao processo de Comunicação Interna:

I – manter permanente articulação com a Direção-Geral e demais setores, visando à divulgação interna de assuntos de interesse do corpo funcional da Autarquia;

II – desenvolver conteúdo editorial para a Intranet e demais ferramentas internas de comunicação, munindo o corpo funcional de informações e atentando para a promoção de um senso de pertencimento à Autarquia e de integração geral entre os colaboradores;

III – promover programas, projetos e campanhas de endomarketing que valorizem a participação, o protagonismo e a integração interpessoal e intersetorial;

IV – promover e apoiar a realização de pesquisas de opinião junto ao corpo funcional, aferindo a percepção e as demandas desse público no que concerne aos canais de comunicação da Autarquia, à imagem institucional e às relações internas;

V – produzir e emitir informativos e comunicados internos;

VI – fomentar mecanismos internos de consulta, participação e diálogo, tencionando a perenidade de uma cultura de comunicação e de uma visão compartilhada de propósito dentro da Instituição.

Art. 10. São atividades inerentes ao processo de Relacionamento com Stakeholders:

I – planejar ações voltadas aos diversos públicos que se relacionam com a Autarquia;

II – manter atualizado o mailing institucional, documentando e catalogando os contatos funcionais de instituições e autoridades do poder público, da esfera privada e do terceiro setor que se relacionem diretamente com o DETRAN/RS;

III – munir e gerenciar calendário próprio de efemérides, atentando-se para datas e ocasiões que ensejem potenciais ações junto aos públicos de relacionamento da Autarquia;

IV – preparar conteúdo e remeter informativos periódicos aos públicos de relacionamento do DETRAN/RS;

V – redigir e enviar comunicados aos entes credenciados, com informações e novidades institucionais que comportem direto impacto em seu trabalho.

Art. 11. São atividades inerentes ao processo de Gestão de Eventos:

I – planejar, organizar, executar e avaliar os eventos institucionais;

II – promover a divulgação de cada evento ao seu respectivo público-alvo, utilizando-se de ferramentas de comunicação dirigida e, quando for o caso, massiva;

III – confeccionar e remeter convites às autoridades diretamente ligadas à proposta do evento, controlando as confirmações de presença e inserindo-as no cerimonial oficial;

IV – observar e aplicar as normas de cerimonial e protocolo na execução dos eventos institucionais de caráter solene, podendo destinar um servidor do setor para a atuação como Mestre de Cerimônias e, quando necessário, para outras funções que assegurem a excelência da ação;

V – orientar, coordenar e fiscalizar os fornecedores de produtos e serviços para os eventos de porte institucional que demandem tais contratações;

VI – orientar e auxiliar, quando necessário, outras áreas da Autarquia na concepção e organização de eventos de caráter setorial ou interno;

VII – desenvolver e aplicar pesquisas, aferindo a satisfação do público presente no que concerne à qualidade dos diversos aspectos que cingem o evento realizado.

Art. 12. São atividades inerentes ao processo de Gerenciamento de Campanhas Publicitárias:

I – assessorar a Direção-Geral na interface com a Secretaria Estadual de Comunicação e com as agências de publicidade licitadas para a prestação de serviços ao DETRAN/RS;

II – planejar, justificar e fiscalizar a distribuição orçamentária alocada no Projeto 4077 (Publicidade) e seus subprojetos, respeitando os termos da Portaria DETRAN/RS n.° 254/17;

III – fornecer, através da elaboração de briefing, diretrizes às agências de publicidade, descrevendo, para cada campanha, o objetivo geral, a mensagem e o tom desejados, o público-alvo a ser atingido primordialmente, as praças a serem contempladas, o período previsto e a verba disponível;

IV – orientar e acompanhar o desenvolvimento do trabalho das agências de publicidade e de outros fornecedores de serviços relacionados, no que tange às campanhas assinadas pelo DETRAN/RS;

V – orientar, assessorar, fiscalizar e participar do processo de definição de fornecedores de produtos de comunicação durante a subcontratação pelas agências de publicidade;

VI – auxiliar a Coordenação no desenvolvimento do Planejamento Anual de Publicidade, estipulando, para o ano subsequente, o conceito geral de comunicação, os temas a serem trabalhados e os públicos-alvo a serem priorizados, à luz da Portaria DETRAN/RS n.º 254/17;

VII – zelar pela concretização dos compromissos assumidos no Planejamento Anual de Publicidade para o ano em questão;

VIII – coordenar pesquisas para aferir, junto ao público, percepções ligadas às campanhas publicitárias de educação para o trânsito e comportamentos de risco;

IX – pautar a tomada de decisões relacionadas ao empenho de verba publicitária, fundamentando-se nos princípios da Administração Pública e zelando pelo Erário.

Art. 13. São atividades inerentes ao processo de Gestão de Mídias Sociais:

I – planejar, administrar e supervisionar as mídias sociais em que o DETRAN/RS esteja institucionalmente inserido;

II – gerenciar o conteúdo e a identidade gráfica das mídias sociais administradas pela Autarquia, mantendo uma linha de abordagem que favoreça, para o público, o reconhecimento da identidade e o posicionamento da instituição;

III – atentar aos conteúdos e estratégias virais propagados massivamente nas mídias sociais, avaliando e, quando pertinente, aproveitando-os para mensagens educativas de trânsito;

IV – acompanhar e responder, sempre que necessário, às notificações e comentários dos usuários das mídias sociais, nos respectivos feeds de notícias;

V – responder aos questionamentos recebidos através das caixas de mensagens privadas (inbox) das redes sociais, e, sempre que necessário, colhendo informações nas áreas internas, em procedimento símile ao da Ouvidoria-Geral da Autarquia e com amparo na Instrução de Serviço do DETRAN/RS n.º 04/15;

VI – analisar métricas e emitir relatórios a partir dos parâmetros disponibilizados pelas próprias mídias sociais;

VII – compartilhar materiais produzidos por outros entes, desde que julgado conveniente, relevante e alinhado ao posicionamento institucional do DETRAN/RS.

Art. 14. São atividades inerentes ao processo de Produção Gráfica e Multimídia:

I – desenvolver conteúdo gráfico e editar imagens para amparar a divulgação de conteúdos para mídias sociais, site, intranet e demais plataformas de comunicação digital exploradas pela Autarquia, mantendo um padrão de apresentação que favoreça, para o público, o reconhecimento da identidade do DETRAN/RS;

II – conceber layouts para peças impressas, como cartazes, folhetos e banners, mantendo um padrão de apresentação que favoreça, para o público, o reconhecimento da identidade institucional;

III – produzir vídeos e outros produtos audiovisuais para divulgação interna;

IV – provisionar o Banco de Imagens da Autarquia, catalogando fotografias, imagens gráficas e cards virtuais para posterior aproveitamento nos canais de comunicação administrados pela ACS;

V – assessorar e orientar outras áreas da Autarquia, quando necessário, no processo de contratação de fornecedores de produtos gráficos e multimídia.

Art. 15. São atividades inerentes ao processo de Gestão da Marca:

I – zelar pela excelência do padrão de apresentação das plataformas de comunicação do DETRAN/RS, atentando à forma e ao conteúdo, bem como favorecendo, para o público, o reconhecimento da identidade, valores e posicionamento institucionais;

II – zelar pela integridade e pela padronização da identidade visual do DETRAN/RS perante seus públicos, orientando os entes credenciados e as áreas internas no que tange à aplicação de elementos gráficos, à luz dos manuais de identidade visual do DETRAN/RS;

III – conceber e atualizar o Manual de Identidade Visual da Autarquia, descrevendo as especificações técnicas da marca do DETRAN/RS e estabelecendo diretrizes de padronização para as diversas peças gráficas e virtuais de identificação para os públicos interno e externo;

IV – orientar, avaliar e autorizar os entes credenciados no que concerne a campanhas de publicidade e de propaganda, ações de patrocínio, promoções e comunicação em geral;

V – coordenar pesquisas de opinião destinadas à aferição da percepção do público em relação à imagem do DETRAN/RS, à qualidade dos serviços prestados pela Autarquia e seus entes credenciados, entre outros tópicos de índole institucional;

VI – realizar permanentes pesquisas de boas práticas em outras instituições (benchmarking), analisando-as criticamente e, quando conveniente e exequível, adaptando-as à realidade do DETRAN/RS;

VII – atentar, por meio de constantes buscas e pesquisas, às tendências em comunicação, mídia digital, marketing social e gestão de marca (branding), tencionando uma postura de vanguarda ao DETRAN/RS na área de Comunicação Social.

Art. 16. O DETRAN/RS providenciará o suporte material e de recursos humanos necessários para o exercício das atribuições da ACS.

Art. 17. As questões omissas serão resolvidas pelo Diretor-Geral do DETRAN/RS.

Art. 18. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Ildo Mário Szinvelski.

Publicada no DOE em 22/06/17